W każdej branży można napotkać firmy, które nie wykonują oferowanych usług w należyty sposób. Dotyczy to również biur rachunkowych. Jeżeli nie jesteśmy zadowoleni z poziomu świadczonych usług możemy zdecydować się na zakończenie współpracy. Kiedy dokonać zmiany? Jak zmienić biuro rachunkowe? Na co należy się przygotować?
Zmiana biura rachunkowego – kiedy?
Jest wiele przyczyn skłaniających przedsiębiorców do zmiany biura rachunkowego, aczkolwiek najczęściej jest to rezultat nikłych starań biura na rzecz optymalizacji kosztów oraz różnorodne problemy z dowozem dokumentów. W skrajnych sytuacjach przyczyną zakończenia współpracy są braki w dokumentacji, złe obliczenia oraz będące tego konsekwencją kary finansowe nałożone przez urząd skarbowy. Ponadto, jeżeli czujemy się niedoinformowani przez biuro czy też jesteśmy przymuszeni do prowadzenia równoległej ewidencji powinniśmy zaplanować zmianę usługodawcy.
Zmiana biura rachunkowego- co warto wiedzieć?
Jeżeli posiadamy spółkę lub prowadzimy pełną księgowość proces zmiany biura rachunkowego najlepiej przeprowadzić na przełomie roku wraz z zakończeniem okresu rozliczeniowego, aczkolwiek nie jest to konieczne. Zgodnie z polskim prawodawstwem nie istnieją ograniczenia w tej materii. W praktyce jednak podpisując umowę najczęściej ustalany jest 3-miesięczny okres wypowiedzenia.
Równocześnie nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorca podpisał umowę z nowym biurem rachunkowym.
Nowa umowa określi czas rozpoczęcia świadczenia usług na dzień wygaśnięcia współpracy z poprzednim biurem. Podpisanie umowy odpowiednio wcześniej jest konieczne m.in. ze względu na potrzebę rzetelnego sprawdzenia dokumentacji. Cały proces w zależności od wielkości firmy można zająć nawet kilka tygodni lub więcej. Jeżeli chcemy mieć pewność, iż przebiegnie on prawidłowo możemy skorzystać z pomocy nowego biura rachunkowego (co wiązać się będzie z dodatkowymi kosztami).
Jakie kroki należy podjąć?
Aby zmiana biura rachunkowego przebiegła bezproblemowo oprócz podpisania umowy należy uregulować takie kwestie jak:
- wystawienie odpowiedniego pełnomocnictwa umożliwiającego reprezentację firmy przez biuro rachunkowe (UPL-1),
- przekazanie różnorodnych dokumentów rejestrowych m.in. NIP, REGON, czy też KRS,
- odbiór wszystkich dokumentów ze starego biura rachunkowego.
Bez wątpienia najważniejszą czynnością jest powiadomienie o zmianie biura rachunkowego urzędu. W tym celu dokonujemy z pomocą formularza CEIDG-1 aktualizacji wpisu do CEIDG. Ponadto nie zapominajmy o poinformowaniu urzędu skarbowego o wygaśnięciu pełnomocnictwa dla biura, z którego usług wcześniej korzystaliśmy. Możemy tego dokonać z pomocą formularza OPL-1.