Umowa o świadczenie usług księgowych jest zawierana pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym prowadzącym jego księgowość. Musi być ona podpisana w przypadku, jeśli przedsiębiorca nie prowadzi księgowości na własną rękę. Warto wiedzieć jak taka umowa powinna wyglądać i jakie informacje powinny w niej zostać zawarte.
Skąd wziąć umowę o świadczeniu usług księgowych?
W większości przypadków to biuro rachunkowe przekazuje umowę do podpisania. Najczęściej jest ona tworzona na uniwersalnym szablonie lub na indywidualne zlecenie przez kancelarię prawną. Szablon można dostosować do potrzeb oraz warunków danego klienta. W zależności od ustaleń obu stron umowa może być jednostronicowym dokumentem lub umową, która zawiera wszystkie szczegółowe zapisy dotyczące warunków umowy. Bez względu na rodzaj prowadzonej działalności i charakter umowy, powinna być ona skrupulatnie przeczytana i przeanalizowana, gdyż może nieść ze sobą poważne konsekwencje.
Najważniejsze aspekty umowy z biurem rachunkowym
Każda umowa, bez względu na to, jaką ma formę, powinna mieć zawarte w sobie niezbędne informacje na temat stron umowy i warunków świadczenia usług. W związku z tym w umowie powinny się znaleźć
- dane stron umowy, czyli nazwy usługobiorcy i usługodawcy, ich adresy, formy prowadzenia działalności, NIP-y oraz informacje na temat osób reprezentujących oba podmioty,
- czas trwania współpracy — umowa o świadczeniu usług księgowych powinna regulować czas, w jakim usługi są świadczone,
- zakresy usług świadczonych przez biuro rachunkowe, czyli dokładny spis usług z uwzględnieniem ich zakresu oraz odpowiedzialności,
- warunki finansowe świadczenia usług.
Inne elementy umowy o świadczenie usług rachunkowych
Umowa nie jest dokumentem jednorodnym. W niektórych przypadkach mogą zostać do niej załączone inne elementy lub dodatkowe załączniki. W umowie powinno się znaleźć m.in. oświadczenie o posiadaniu ubezpieczenia OC przez usługodawcę. W większości przypadków do umowy dołącza się pełnomocnictwo do wykonywania czynności w imieniu podatnika, w celu możliwości reprezentacji go chociażby przed ZUS-em lub urzędem skarbowym (UPL-1). Innymi znaczącymi zapisami mogą być te dotyczące sposobów komunikacji, osób kontaktowych, metody dostarczania dokumentów i innych. Ważną kwestią są także daty dostarczania dokumentów przed podatnika. Powinny zostać one ustalone tak, aby biuro rachunkowe miało czas rozliczyć je w odpowiednim terminie.
Ostrożnie z umowami, czyli na co zwrócić uwagę?
Zapoznając się z każdą umową, należy bacznie przyjrzeć się jej zapisom. Umowa o świadczeniu usług księgowych nie jest wyjątkiem. Pierwszą i najważniejszą kwestią jest dostęp do dokumentów oraz stanu finansów. Powinien być on swobodny, a dokumenty dostarczane regularnie. Pozwoli to na stałą kontrolę sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Istotną kwestią jest także reprezentacja przed urzędami. Przedsiębiorca, który się na tym nie zna, powinien zlecić tę kwestię. Warto pamiętać, aby umowa była bezpieczna i odpowiadała potrzebom danej firmy. W razie niezrozumiałych lub zbędnych zapisów należy zwrócić się do biura o modyfikację, już w trakcie weryfikacji umowy.