W przypadku firm poszukujących oszczędności coraz częściej wybór pada na biuro wirtualne. W ten sposób możliwe jest zredukowanie niemałych kosztów związanych z wynajmem czy kupnem lokalu. Każda firma musi mieć swoją siedzibę, a dokładniej adres do zarejestrowania swojej działalności. Jest to idealna opcja dla osób pracujących zdalnie, w tym dla freelancerów oraz małych przedsiębiorstw z ograniczonym budżetem. Wirtualne biura wykorzystywane są również w sytuacji gdy rejestrując firmę chcemy rejonowo podlegać pod konkretny urząd.

Czym jest wirtualne biuro, jakie usługi świadczy i kiedy warto skorzystać z tego rozwiązania? 

Nadrzędną usługą oferowaną przez wirtualne biuro jest udostępnianie adresu do rejestracji prowadzonej działalności gospodarczej. Można zawrzeć go w materiałach reklamowych, wizytówkach itp. Świadczona jest również usługa w postaci obsługi korespondencji – firmowa poczta kierowana jest na adres, pod którym znajduje się wirtualne biuro, czyli adres rejestrowy firmy.

W wirtualnym biurze pracują osoby, które zajmują się odbieraniem listów i powiadamianiem adresata o ich nadejściu. Czas można jeszcze bardziej zaoszczędzić, jeśli wirtualne biuro świadczy usługę skanowania i wysyłania dokumentów na adres mailowy.

Usługi dodatkowe

Wirtualne biura w Warszawie często posiadają nowoczesne pomieszczenia do pracy w postaci gabinetów i sal konferencyjnych, do wynajmu na godziny. Dzięki temu mając spotkania biznesowe czy konferencje, możemy przeprowadzić je pod naszym adresem siedziby.

Zalety wirtualnego biura

Niezaprzeczalną zaletą wybrania wirtualnego biura jest możliwość obniżenia kosztów prowadzonej działalności. Znikają wydatki związane z wynajmem własnej siedziby i jej utrzymaniem. Jest to sposób na posiadanie siedziby firmy w prestiżowej lokalizacji.

Nowoczesne biurowce bardzo często znajdują się w otoczeniu innych firm i spółek, przez co stają się atrakcyjne i wiarygodne dla klientów pod wieloma względami. Z usług może korzystać praktycznie każdy, kto potrzebuje do założenia i prowadzenia działalności gospodarczej / stowarzyszenia / fundacji, fizycznego adresu. Najczęściej z wirtualnych biur korzystają freelancerzy, firmy szkoleniowe i rekrutacyjne, sklepy internetowe, zagraniczne spółki, kancelarie podatkowe i prawne, star-upy czy małe agencje marketingowe. 

Czasami niemożliwe jest zarejestrowanie firmy we własnym domu ani wynajęcie powierzchni biurowej, dlatego warto skorzystać z alternatywnego rozwiązania w postaci wirtualnego biura. Można zyskać w ten sposobów bardziej renomowany adres i to bez konieczności nadwyrężania budżetu, podnosząc w ten sposób prestiż swojej firmy. Jest to też godna polecenia opcja w przypadku przedsiębiorstw zamierzających otworzyć oddział w innym mieście/kraju – po to, aby od czasu do czasu spotykać się z klientami i kontrahentami lub podlegać terytorialnie pod konkretny urząd.

Wirtualne biuro – wady

Korzystanie z usług wirtualnego biura ma wiele zalet, ale nie jest wolne od wad. Trzeba mieć na uwadze to, że firmy zarejestrowane pod wirtualnymi adresami są częściej kontrolowane przez urzędy. Sporadycznie pojawiają się także problemy z rejestracją VAT – i choć są to pojedyncze i bardzo rzadkie przypadki, z którymi można sobie poradzić, warto mieć taką ewentualność na uwadze. Minusem jest również fakt, że dane biuro jest czynne w określonych godzinach.